Funktionen
Orgatum führt die Selbstverwaltung in einem klaren Arbeitsablauf zusammen.
Kundenkonto, Desktop-Programm und Eigentümerportal greifen auf denselben WEG-Datenstand zu. Öffnen Sie einen Bereich, um Aufgaben, Zuständigkeiten und Grenzen zu sehen.
Kundenkonto und WEG-Struktur
Einmal sauber einrichten, dauerhaft eindeutig arbeiten.
WEG und EinheitenWE-Nummern · MEA · Flächen · Sonder-/Teileigentum
Der Administrator verwaltet die WEG-Stammdaten und jede Einheit einzeln. Technische Identitäten und WE-Nummern werden vom System vergeben und bleiben stabil.
- Einheitenanzahl kontrolliert erhöhen oder verringern
- MEA, Wohn-/Nutzfläche, Nutzungsart und Notizen je Einheit
- bis zu zwei Eigentümerzugänge je Einheit
Eigentümer und ZugängePerson · Eigentum · Portalzugang getrennt
Personendaten, Eigentumszuordnung und Anmeldezugang werden getrennt geführt. So bleiben Eigentümerwechsel und mehrere Zugänge nachvollziehbar.
Lizenz und VertragVertragsstatus · Einheitenzahl · Rechnungen
Das Kundenkonto ist die zentrale Stelle für Vertrag, Lizenz, WEG-Daten und zukünftige Abrechnung. Öffentlicher Kauf und allgemeiner Download bleiben bis zur Freigabe deaktiviert.
Desktop-Programm
Die tägliche Arbeit des verwaltenden Eigentümers.
DashboardAufgaben · Termine · letzte Änderungen
Die wichtigsten Vorgänge, die nächste Versammlung und aktuelle Änderungen werden auf einer zentralen Übersicht zusammengeführt.
Konten und RücklagenBewegungen · Rücklagenzwecke · Nachvollziehbarkeit
Kontobewegungen und Rücklagen werden getrennt dokumentiert. Zusatzrücklagen können für eigene Zwecke wie Garage oder Garten geführt werden.
Kostenverwaltung und RechnungenKostenarten · Belege · Umlageschlüssel
Kostenpositionen werden mit Betrag, Verteilerschlüssel und Belegbezug strukturiert erfasst. Rechnungen bleiben fachlich prüfbar und dokumentiert.
WirtschaftsplanEntwurf · Import · Prüfung · Einfrieren
Planwerte können erfasst oder aus geeigneten Dokumenten vorbereitet werden. Erst eine geprüfte und beschlossene Fassung wird eingefroren.
Hausgeld und ZahlungenSoll · Ist · Korrektur · Mahnwesen
Monatliche Sollbeträge und Zahlungseingänge werden je Einheit geführt. Zahlungen erhalten Buchungsdatum und Referenz; Korrekturen bleiben als eigener Vorgang nachvollziehbar.
EinzelkostenabrechnungJahreskosten · Verteilung · Eigentümeranteile
Die Abrechnung leitet Einheitenanteile aus den geprüften Jahreskosten und den hinterlegten Verteilungsgrundlagen ab.
DokumenteErfassen · Kategorie · Freigabe · Version
Unterlagen werden lokal sicher abgelegt und bei Online-Freigabe mit dem zentralen Dokumentenstand synchronisiert. Löschung und erneuter Upload werden nachvollziehbar verarbeitet.
KommunikationMitteilungen · Aufgaben · Fristen · E-Mail
Offizielle Mitteilungen werden adressatengerecht im Portal bereitgestellt und können zusätzlich per E-Mail angekündigt werden.
Beschlüsse und Versammlungen
Von der Idee bis zum revisionsfähigen Protokoll.
ThemensammlungVorschläge · Anlagen · Prüfung · Übernahme
Eigentümer reichen Anliegen und zugehörige Unterlagen im Portal ein. Der Administrator prüft sie und übernimmt geeignete Themen kontrolliert in eine Tagesordnung.
VersammlungsplanungTermin · Tagesordnung · Einladung
Versammlungen werden mit Termin, Ort, Tagesordnung und versionierter Einladung vorbereitet.
Teilnehmer und StimmrechteAnwesenheit · Vollmacht · WEG-Regel
Teilnehmerdaten werden aus den aktuellen Eigentumszuordnungen aufgebaut. Das Stimmgewicht wird anhand der für die WEG hinterlegten Regel und der Einheiten-/MEA-Daten berechnet.
Beschlüsse und AbstimmungenWortlaut · Stimmen · Ergebnis
Beschlusswortlaut, Abstimmung und Ergebnis bleiben einem konkreten Versammlungsstand zugeordnet und werden vor Abschluss geprüft.
Protokoll und Beschluss-SammlungExport · Archiv · Berichtigung
Das Protokoll entsteht aus dem dokumentierten Ablauf. Archivierte Fassungen werden nicht still überschrieben; spätere Änderungen erfolgen als nachvollziehbare Berichtigung.
Eigentümerportal
Informationen sehen und Anliegen einreichen – ohne Verwaltungschaos.
WEG-Dashboard und Abrechnungenfreigegebene Werte · eigene Einheit · Abrechnungsjahr
Eigentümer sehen nur die für ihre Rolle, WEG und Einheit freigegebenen Informationen.
Dokumente hochladen und lesenDatei · Foto/Scan · Freigabestatus
Eigentümer können eigene Unterlagen hochladen. Veröffentlichte Verwaltungsdokumente bleiben getrennt und werden nur nach Freigabe angezeigt.
Themen vorschlagenBeschreibung · Kategorie · Anlagen
Ein Thema kann mit Zeichnung, Foto oder Dokument eingereicht und bis zur Übernahme nachvollzogen werden.
Mitteilungen und WEG-Chatoffizielle Nachricht · Suche · Kurzabstimmung
Offizielle Mitteilungen bleiben dauerhaft nachvollziehbar. Der WEG-Chat dient kurzen Abstimmungen und ist nicht die Beschluss-Sammlung.
Oggi – Ihr digitaler Programmassistent
Hilfe im Arbeitskontext statt eines losgelösten KI-Chats.
Oggi erklärt Programmbereiche, beantwortet Fragen zu freigegebenen WEG-Daten und unterstützt bei Entwürfen und Plausibilitätsprüfungen. Kritische Änderungen benötigen eine ausdrückliche Bestätigung.
- lokale Basishilfe auch ohne Online-KI
- Quellen und verwendeter Modus werden ausgewiesen
- keine eigenständigen Beschlüsse oder Rechtsberatung
- Aktionen nur innerhalb freigegebener, bestätigter Abläufe
Passt Orgatum zu Ihrer WEG?
Fragen Sie einen kontrollierten Pilotzugang an oder klären Sie Ihren konkreten Anwendungsfall.